INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informujemy, że:

Administrator danych i jego Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o. o. z siedzibą w Tychach, adres: ul. Kubicy 6, 43-100 Tychy, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego - Rejestru Przedsiębiorców Sądu Rejonowego w Katowicach pod numerem KRS 0000101552, nr statystyczny (REGON): 272713960, NIP: 646-10-15-439, wysokość kapitału zakładowego: 150 783 600,00 zł, tel. +48 32 3256-411, fax: +48 32 219-50-40, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., www: pec.tychy.pl, zwane dalej PEC.

W sprawach dotyczących Pani/Pana danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym Inspektorem ochrony danych osobowych: Panem Michałem Gajda na adres pocztowy PEC lub adres elektroniczny Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., przesyłając korespondencję z dopiskiem „IOD”.

Organ nadzorczy

Organem nadzorczym w zakresie danych osobowych w naszym kraju jest obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 Cele w jakich przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe:

1. wykonywanie czynności zgodnie z udzieloną zgodą: w celach marketingowych, które obejmują: przekazywanie, wyświetlanie lub przesyłanie informacji handlowych (tzn. wszelkich form reklamy, promocji oraz ofert handlowych lub propozycji przyłączenia się do sieci ciepłowniczej PEC) za pomocą poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej lub telefonicznie,
2. rozpatrywanie spraw (przesłanych korespondencji) i udzielanie odpowiedzi w postaci tradycyjnej i/lub elektronicznej,
3. podejmowania czynności w procesie zawierania, wykonywania lub rozwiązywania umów, podjęcia czynności poprzedzających ich przygotowanie i zawarcie na wniosek osoby fizycznej, która jest jej stroną,
4. wykonywania obowiązku prawnego – wynikającego z przepisów prawa, w tym: przepisów prawa wspólnotowego (prawa Unii Europejskiej) lub prawa polskiego np. prawa energetycznego. Ponadto PEC jest zobowiązany wykonywać obowiązki wynikające z prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości lub archiwizacji, lub przepisów, które dotyczą przeciwdziałania czynom zabronionym przez prawo lub nakładających obowiązki w celu zachowania bezpieczeństwa transakcji. PEC ma również prawo przetwarzać dane, aby wykonać obowiązki, zrealizować zalecenia lub rekomendacje wydane przez uprawnione organy, urzędy lub instytucje,
5. przygotowywanie analiz danych ekonomicznych, analiz zarządczych, sprawozdań do GUS w zakresie czynności prawidłowego zarządu, w ramach zewnętrznych (wobec innych podmiotów np. GUS) lub wewnętrznych obowiązków raportowych lub sprawozdawczych - podstawą prawną ich wykonywania może być prawo wspólnotowe (prawo Unii Europejskiej) lub prawo polskie, obowiązki te mogą wynikać z kodeksu spółek handlowych lub przepisów prawa dotyczących danej działalności, w tym ustaw szczególnych np. ubezpieczeniowej,
6. wykonywania zadań w interesie publicznym - w zakresie wynikającym z przepisów prawa i podejmowanych czynności,
7. wykonywania prawnie uzasadnionych interesów PEC, które zostały wskazane powyżej, a także takich interesów jak:
   • zapewnienie bezpieczeństwa osób (przede wszystkim Klientów oraz pracowników) i mienia PEC; dotyczy to również monitoringu placówek PEC - z zachowaniem prywatności i godności osób,
   • dochodzenia lub obrony w sprawie roszczeń lub praw PEC lub podmiotu, który PEC reprezentuje,
8. realizacja celów drugoplanowych, takich jak:
   • archiwizacja danych,
   • audyty lub postępowania wyjaśniające,
   • procesy kontroli biznesowej, finansowej oraz zarządczej,
   • pozostałe badania statystyczne,
   • doradztwo branżowe, ekonomiczne lub prawne, które jest świadczone przez PEC.

Rodzaje przetwarzanych danych.

W zależności od realizowanych celów oraz kategorii osób, których dane dotyczą możemy zbierać dane związane z:

1. identyfikacją lub weryfikacją Klienta – w celu stwierdzenia lub sprawdzenia tożsamości Klienta lub osoby/podmiotu, który Klient reprezentuje; sprawdzenia, czy dane są zgodne z danymi podawanymi lub otrzymywanymi z właściwych dokumentów, rejestrów lub wykazów, a także danymi identyfikującymi urządzenia (np. nr telefonu, IP, email, numery urządzeń mobilnych), którymi posługuje się Klient, także jako osoba reprezentująca daną osobę lub podmiot mający relację prawną z PEC,
2. danymi teleadresowymi dotyczącymi miejsca zamieszkania; lokalizacji, numeru księgi wieczystej, numerów działek posesji podłączonych do sieci PEC lub przez których sieć przebiega,
3. danymi dotyczącymi poszukiwania na stronie internetowej, które są danymi osobowymi - są one pobierane zgodnie z polityką cookies i polityką prywatności lub innymi oświadczeniami/zgodami w tej sprawie,
4. danymi wizualnymi - np. nagrania z monitoringu związane z zabezpieczeniem osób, mienia lub majątku, dla celów bezpieczeństwa lub celów dowodowych,
5. danymi osób, z którymi współpracujemy w oparciu o umowy o pracę i umowy cywilnoprawne niezbędne do realizowania tych umów, w szczególności określonymi przez kodeks pracy i kodeks cywilny lub zgody,
6. danymi osób pozyskiwanymi w oparciu o dobrowolną zgodę w celach rekrutacji.

Ponadto PEC może przetwarzać inne dane osobowe przekazane przez Klienta, o ile nie można ich zakwalifikować do żadnej z powyższych grup, a jest to dokonywane w celach opisanych w tej informacji.

Kategorie odbiorców danych

Dane osobowe możemy przekazywać do podmiotów lub organów (mających siedzibę w Polsce lub działających w Europejskim Obszarze Gospodarczym):

1. które są upoważnione na podstawie przepisów prawa,
2. którym przekazanie danych jest konieczne dla wykonania określonej czynności np. transakcji płatniczej lub innej usługi lub czynności,
3. którym dane mogą być też przekazane na podstawie Państwa zgody lub upoważnienia,
4. które opracowują na nasze zlecenie projekty budowlane i/lub wykonawcze dot. podłączenia nowych odbiorców do sieci ciepłowniczej PEC,
5. które wykonują na nasze zlecenie: podłączenia nowych odbiorców do sieci ciepłowniczej PEC, likwidują, przebudowują lub modernizują sieć ciepłowniczą PEC,
6. które współfinansują nasze przedsięwzięcia inwestycyjne - m. in. opisane w pkt. d) i e) – ze środków własnych lub zewnętrznych,
7. które pełnią rolę podmiotów przetwarzających, realizujących zadania na zlecenie Administratora.

Okres przetwarzania danych – czyli jak długo przetwarzamy dane

Podstawowy okres przetwarzania Państwa danych, zależy od celu, w jakim zostały zebrane i są przetwarzane, od przepisów prawa lub przyjętych przez PEC, zgodnie z tymi przepisami metod lub modeli, a także zgód i innych oświadczeń. Okres przetwarzania danych związanych z:

1. umową lub inną czynnością prawną - przez czas niezbędny do rozpatrzenia, przygotowania do wykonania danej czynności, a jeśli czynność ta dochodzi do skutku - przez czas niezbędny do jej wykonania; jeśli czynność nie doszła do skutku, przetwarzamy dane przez 3 lata od dnia zebrania danych,
2. korespondencją - przez czas niezbędny do rozpatrzenia i przygotowania odpowiedzi a jeśli czynność, która jest przedmiotem korespondencji dochodzi do skutku - przez czas niezbędny do jej wykonania; jeśli korespondencja ta nie jest związana z innym rodzajem przetwarzania (np. realizacją umowy) lub nie ma innych przeciwskazań określonych w przepisach prawa - przetwarzamy dane przez 10 lata od dnia zebrania danych,
3. monitoringiem wizyjnym stosowanym w celu zabezpieczenia osób i mienia stosowanym w placówkach PEC – jeśli materiał ten nie stanowi dowodu w sprawie o dochodzenie roszczeń z tytułu bezpieczeństwa osób lub mienia prowadzonym przez PEC lub nie jest on materiałem dowodowym w sprawie prowadzonej przez organy państwowe na podstawie przepisów prawa – przetwarzamy dane przez okres 3 miesięcy od dnia zebrania danych – dane są automatycznie nadpisywane po upływie tego okresu,
4. archiwizacją - po wygaśnięciu danej relacji prawnej (czyli np. umowy) dane osobowe dotyczące działania tych osób w imieniu przedsiębiorcy, instytucji lub jednostek organizacyjnych są przetwarzane przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, a pozostałe dane osobowe osób fizycznych są przetwarzane przez okres do 10 lat, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa którego dotyczy postępowanie,
5. orzeczeniem sądowym - dane mogą być przetwarzane do 10 lat od dnia wydania prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie,
6. zgodą Klienta - przez czas wskazany w oświadczeniu o zgodzie, w każdym przypadku - do czasu odwołania zgody;
7. przekazaniem danych do podmiotów współfinansujących zadania inwestycyjne PEC polegające na budowie/rozbudowie/modernizacji/likwidacji/przyłączenia do sieci ciepłowniczej PEC lub innej czynności związanej z siecią ciepłowniczą PEC lub innymi usługami świadczonymi przez PEC - okres przetwarzania zależny jest od celu przekazania oraz zasad określonych w umowie współfinansującej przez podmiot, któremu dane są udostępniane - np. dane przekazane do Ministra Rozwoju i podmiotów realizujących „Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020” przez okres 10 lat od daty zakończenia i rozliczenia zadania inwestycyjnego PEC,
8. danymi statystycznymi, analizami ekonomicznymi przez okres 3 lat od daty zakończenia umowy lub innej czynności prawnej,
9. utrzymywaniem kopii zapasowych danych w celu zabezpieczenia ich integralności wynosi 3 miesiące – po okresie tym kopie zapasowe są automatycznie nadpisywane nowymi danymi.

Powyższe okresy mogą się sumować lub jeśli okresy się zazębiają przyjmujemy najdłuższy okres jako wiodący, powyższe okres mogą również zostać wydłużone na skutek toczących się postępowań.

Powyższe okresy przetwarzania danych są wyłącznie orientacyjne i w indywidualnych przypadkach mogą ulec wydłużeniu do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń.

Aktualizacje powyższych okresów przetwarzania danych będą zamieszczane przez Administratora na stronie internetowej w Polityce retencji.

Przysługujące prawa

1. Ma Pani/Pan prawo wniesienia sprzeciwu wobec określonego rodzaju przetwarzania danych (np. w celach marketingowych). PEC rozpatrzy zasadność złożonego sprzeciwu i poinformuje Panią/Pana o decyzji w korespondencji zwrotnej w terminie 30 dni od daty rejestracji pisma w PEC,
2. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego,
3. Ma Pani/Pan prawo żądania od PEC dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym oraz prawo do przeniesienia swoich danych, a ponadto w przypadkach przewidzianych prawem prawo do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
4. W przypadku zawarcia umowy podanie danych osobowych jest konieczne do jej zawarcia. Przepisy prawa mogą wprowadzać wymóg podawania danych w celu w nim opisanym (np. identyfikacji lub weryfikacji). Ponadto podanie określonych danych może być niezbędne dla wykonania określonej transakcji lub czynności. Jeśli nie poda Pani/Pan danych wymaganych umową lub innym dokumentem stosowanym przez PEC zgodnie z jego procedurami lub przepisami prawa, PEC nie zawrze umowy lub nie wykona transakcji lub czynności,
5. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolne. Ma Pani/Pan prawo do cofnięcia udzielonych zgód lub upoważnień dotyczących przetwarzania danych osobowych. Uprawnienie to dotyczy także zgód na przetwarzanie przez PEC danych w celach marketingowych lub upoważnień do przekazania danych innemu podmiotowi, których udzielili Państwo PEC w przeszłości. Wycofanie danej zgody, nie wpływa na prawo PEC do przetwarzania danych w celu opisanym w tej zgodzie do chwili jej cofnięcia.

Administrator danych nie podejmuje w sposób zautomatyzowany decyzji na podstawie przetwarzanych danych, w szczególności nie dokonuje na ich podstawie profilowania.

Ta informacja realizuje obowiązek prawny i nie wymaga ona żadnego działania z Pani/Pana strony.